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Conditions générales de vente

Réservations individuelles

1. Heures d'arrivée et de départ
1.1. Les chambres sont disponibles pour le check-in à partir de 14 heures le jour de l'arrivée, et doivent être libérées avant 12 heures le jour du départ.
1.2. Selon le type de réservation, un départ tardif peut être accordé jusqu'à 14 heures sans frais supplémentaires, jusqu'à 18 heures à 50% du tarif de la chambre et, pour un départ plus tardif, au plein tarif de la chambre.
1.3. L'enregistrement anticipé (avant 14h) ne peut être garanti que si la nuit précédente a été réservée au tarif de la chambre.

2. Petit-déjeuner
Le petit-déjeuner n'est pas inclus dans le prix de la chambre.

3. Garantie et facturation
3.1. Chaque réservation individuelle doit être garantie par un numéro de carte de crédit valide.
3.2. Dans le cas d'un prépaiement effectué à titre de garantie, 100% du montant total doit être réglé dans les délais indiqués dans la confirmation (habituellement 7 jours avant l'arrivée).
3.3. Sauf accord contraire, la facture finale sera réglée sur place au moment du départ, ou par paiement de tiers par carte de crédit.
3.4. Un prépaiement doit parvenir au BAUR AU LAC avant le départ du client, faute de quoi le client devra régler la facture au moment du départ.

4. Frais d'annulation / Politique d'annulation
4.1. Une annulation d'une réservation individuelle doit parvenir au BAUR AU LAC au plus tard 48 heures avant le jour d'arrivée, à 12 heures.
4.2. En cas d'annulation après l'expiration du délai ci-dessus, ou en cas de non-présentation, des frais d'annulation s'appliquent.
4.3. Une politique d'annulation de 14 jours s'applique pendant les périodes de forte demande suivantes Art Basel (mi-juin)

5. Le tribunal compétent est Zurich, Suisse

 

Réservations de banquets

Le BAUR AU LAC est heureux de vous aider à organiser votre événement privé / votre réunion d'affaires. Afin d'assurer la réussite de votre événement, nous vous demandons de lire attentivement les conditions commerciales suivantes, car elles font partie intégrante du contrat. Merci.

Salles de banquet

1. Informations détaillées
1.1. Tous les détails relatifs à l'organisation d'un évènement, tels que le choix du menu et des vins, la disposition des sièges, la décoration de la table et de la salle, l'impression des menus, le matériel technique, etc. doivent être communiqués au Service Banquets du BAUR AU LAC au plus tard 14 jours avant l'évènement.
1.2. Un calendrier détaillé du programme doit être fourni à BAUR AU LAC par l'organisateur au plus tard 10 jours avant l'évènement.

2. Nombre de participants
2.1 Une diminution du nombre initial de participants peut être acceptée sans frais jusqu'à 30 jours avant l'évènement. A partir de 29 jours et moins avant l'évènement, un maximum de 20% du nombre initial de participants peut être annulé gratuitement. Pour les annulations au-delà de 20%, la différence par rapport au nombre réel de participants sera facturée.
2.2. Le BAUR AU LAC doit être informé du nombre définitif de participants au plus tard 2 jours ouvrables avant la date de l'évènement. Si le nombre réel de personnes se révèle inférieur, la facture sera basée sur le nombre initial confirmé; s'il s'avère être supérieur, le BAUR AU LAC ne peut pas garantir suffisamment de place pour tous les participants. Tout coût supplémentaire engendré sera facturé à la charge de l'organisateur.
2.3. Pour des raisons de sécurité, le BAUR AU LAC se réserve le droit de fixer un nombre maximum de participants. La capacité maximale par pièce autorisée par les règlements de prévention des incendies ne doit pas être dépassée.

3. Utilisation des salles de banquets / changements d'affectation
3.1. Le BAUR AU LAC se réserve le droit de modifier l'attribution des salles de banquets, pour autant qu'elles soient conformes aux exigences et aux intérêts de l'organisateur.
3.2. En règle générale, les salles de banquet peuvent être louées jusqu'à 2 heures du matin au plus tard. Aucun décor ou matériel publicitaire ne peut être fixé aux murs ou au plafond. En outre, l'utilisation des locaux est strictement limitée à la salle effectivement louée. Les tables de bienvenue, le matériel publicitaire, etc. ne peuvent pas être placés en dehors des salles de banquets louées; seules les enseignes fournies par l'hôtel peuvent être utilisées.
3.3. Le BAUR AU LAC se réserve le droit d'attribuer une salle différente s'il y a moins de participants que prévu.
3.4. Étant donné que le Salon I est normalement loué de pair avec Le Petit Palais, en cas de réservation du Petit Palais, le BAUR AU LAC se réserve le droit de déplacer dans une autre salle les évènements qui n'ont réservé le Salon I.
3.5. Il est interdit de fumer dans toutes les salles de banquet, les restaurants et les espaces publics intérieurs.

4. Dispositifs techniques
4.1. L'organisateur est responsable de la manipulation correcte et de la restitution en bon état de tous les équipements et installations techniques fournis par BAUR AU LAC ou achetés par des tiers en son nom ainsi que de toute perte ou dommage. BAUR AU LAC n'assume aucune responsabilité en cas de réclamations de tiers.

5. Règles de prévention des incendies
5.1. L'organisateur est tenu de se conformer aux normes de prévention des incendies en vigueur au BAUR AU LAC. En particulier, les issues de secours doivent être gardées libres à tout moment. L'organisateur garantit également que tous les matériaux ne seront utilisés que dans le respect de ces dispositions. Il est strictement interdit d'utiliser des cierges magiques et autres objets facilement inflammables ou pouvant constituer un danger pour la santé.

6. Expédition de matériel
6.1. Le BAUR AU LAC exige un préavis écrit de tout envoi de matériel pour les évènements prévus. Cet avis doit être reçu au plus tard avant que l'expédition ne parvienne au Service Banquets de BAUR AU LAC. Le BAUR AU LAC se réserve le droit de refuser des envois pour lesquels l'expéditeur ou le destinataire est inconnu. BAUR AU LAC n'accepte aucune responsabilité ou obligation découlant de ce refus.
6.2. Les envois doivent être envoyés à l'adresse suivante:

Baur au Lac
Service banquets
Nom de l'évènement / de l'organisateur, date de l'évènement
Börsenstrasse 27
CH - 8001 Zürich

6.3. Les frais d'expédition et les droits de douane pour les envois entrants seront à la charge de l'expéditeur et ne seront pas à la charge du BAUR AU LAC. Le non-respect de cette disposition peut entraîner le refus de réceptionner des envois.

7. Livraisons
7.1. Les musiciens, ainsi que toutes les livraisons d'objets exposés, de décorations ou autres, doivent accéder à l'hôtel via l'entrée commerciale (l'adresse est la même que celle indiquée au point 6.2). Les livraisons et les enlèvements doivent être coordonnés à l'avance avec le service des banquets.

8. Location de chambre
8.1. Le tarif de location dépend de la salle de banquet, ainsi que de la nature et de la taille de l'évènement.

9. Nourriture et boissons des clients
9.1. En règle générale, les clients ne sont pas autorisés à apporter leurs propres aliments et boissons aux évènements se tenant au BAUR AU LAC. Les exceptions nécessitent le consentement écrit préalable de l'hôtel. Dans ce cas, des frais seront perçus pour couvrir les frais généraux.

10. Suppléments après minuit
10.1. Si un événement se poursuit après minuit, un supplément s'applique alors par heure ou par tranche :

  • Évènements accueillant jusqu'à 20 personnes : CHF 200 par heure
  • Évènements accueillant jusqu'à 50 personnes : CHF 450 par heure
  • Évènements accueillant jusqu'à 100 personnes : CHF 700 par heure
  • Évènements accueillant plus de 100 personnes : CHF 850 par heure

11. Facturation
11.1. En règle générale, tous les frais sont à la charge de l'organisateur. Tout souhait particulier concernant la forme de facturation ou de fractionnement du montant dû doit être communiqué au BAUR AU LAC avant la tenue de l'évènement.
11.2. L'organisateur est responsable des factures impayées par les participants.
11.3. Le BAUR AU LAC ne peut pas envoyer de factures à l'étranger. Les clients venant de l'étranger sont priés de payer par virement bancaire ou de régler le montant final par carte de crédit à la fin d'un évènement. Les clients qui souhaitent utiliser cette dernière option doivent remplir un formulaire de carte de crédit et fournir une copie lisible du recto et du verso de la carte de crédit, accompagnée d'une copie du passeport / de la carte d'identité du titulaire de la carte.

12. Perte ou détérioration d'effets personnels, etc.
12.1. Les objets d'exposition, les équipements et autres articles (y compris les effets personnels) sont transportés dans les salles de conférence / dans l'hôtel aux risques et périls du client. L'hôtel n'accepte aucune responsabilité pour la perte ou le dommage de ces objets, ni pour manque à gagner, sauf en cas de négligence grave ou d'acte intentionnel de la part de BAUR AU LAC. Les dommages corporels sont exclus de cette disposition. En outre, tous les cas dans lesquels la garde d'objets constitue une obligation contractuelle typique à la lumière des circonstances individuelles sont exclus de cette exemption de responsabilité.

13. Responsabilité
13.1. L'organisateur répond de tout dommage causé au bâtiment ou à l'inventaire par les participants à l'évènement, à son propre personnel ou aux tiers en rapport avec l'évènement ou l'hôtel.
13.2. La responsabilité de BAUR AU LAC se limite aux exigences légales.
13.3. Tout droit d'auteur afférent à des spectacles musicaux doit être organisé et réglé directement par l'organisateur.

14. Acompte
14.1. Selon la nature et la taille de l'évènement, un acompte ou une garantie signée pour la carte de crédit est exigée de la part de l'organisateur. Le montant du dépôt dépend de la nature de l'évènement.

15. Naissance du contrat
15.1. Chaque confirmation définitive doit être contresignée par l'organisateur. Ce document est juridiquement contraignant et est considéré comme un contrat.

16. Annulation des salles de réception
16.1. Les annulations doivent être faites par écrit.
16.2. En fonction de la salle, l'annulation de tout l'évènement doit être reçue au plus tard 10 (dix) ou 8 (huit) semaines avant la date de l'évènement. Les frais suivants s'appliquent aux annulations tardives:

  • 8 à 4 semaines avant l'évènement (sauf Le Petit Palais): intégralité du loyer de la salle
  • Le Petit Palais: 10 à 4 semaines avant l'évènement : intégralité du loyer de la salle
  • 4 semaines à 3 jours avant le début de l'évènement: l'intégralité du loyer de la chambre, assorti d'un supplément à hauteur de 50% du manque à gagner conformément au bordereau de confirmation signé (hors boissons)
  • Jusqu'à 48 heures avant le début de l'évènement: l'intégralité du loyer de la chambre, assorti d'un supplément à hauteur de 100% du manque à gagner conformément au bordereau de confirmation signé (hors boissons)

16.3. Pour simplifier la facturation du manque à gagner, le calcul suivant s'applique comme norme pour les évènements pour lesquels il n'est convenu d'aucun arrangement spécifique:

  • Salons I, II, III, V & VI: deux fois le loyer par jour, complet
  • Le Salon Français et Le Petit Palais: deux fois le prix maximum de location de salle (location d'exposition)

16.4. Si des dispositions spéciales concernant la nourriture, etc. ont été prises au moment de l'annulation, le calcul se basera alors sur ces dispositions.
16.5. Les services déjà fournis par BAUR AU LAC doivent être payés dans tous les cas.
16.6. S'il s'avère qu'une chambre louée est utilisée à des fins illégales ou nuisibles à l'image du BAUR AU LAC, l'hôtel se réserve le droit de résilier le contrat ou de mettre fin aux évènements en cours.
16.7. Le BAUR AU LAC se réserve le droit de modifier individuellement les modalités d'annulation, selon la nature et la taille de l'évènement. Dans ce cas, ces ajustements seront spécifiés dans la confirmation.

Chambres d'hôtel / fonctionnement de l'hôtel

17. Heures d'arrivée et de départ
17.1. Les chambres sont disponibles pour le check-in à partir de 14 heures le jour de l'arrivée, et doivent être libérées avant 12 heures le jour du départ.
17.2. Selon le type de réservation, un départ tardif peut être accordé jusqu'à 14 heures sans frais supplémentaires, jusqu'à 18 heures à 50% du tarif de la chambre et, pour un départ plus tardif, au plein tarif de la chambre.
17.3. L'enregistrement anticipé (avant 14h) ne peut être garanti que si la nuit précédente a été réservée au tarif de la chambre.

18. Petit-déjeuner
18.1. Le petit-déjeuner n'est pas inclus dans le prix de la chambre. Si le petit-déjeuner fait partie du programme de l'évènement, une salle de petit déjeuner privée doit être réservée pour les groupes de 12 personnes ou plus.

19. Réservations par blocs / allocation de salles
19.1. La liste des participants doit parvenir au BAUR AU LAC au moins 14 jours avant le jour de l'arrivée, et indiquer les informations suivantes :

  • Noms et prénoms de tous les participants
  • Responsable local
  • Heure d'arrivée
  • Conditions de paiement pour tous les participants

19.2. Si un enregistrement VIP est demandé, le numéro de passeport, la date de naissance et l'adresse personnelle doivent également être indiqués à l'avance.
19.3. Si une réservation de bloc est effectuée et qu'aucune liste de chambre n'est fournie par l'organisateur, les chambres d'hôtel doivent être réservées directement par les clients et garanties individuellement par la carte de crédit valide de chaque client.
19.4. À l'expiration du délai fixé par BAUR AU LAC, toutes les chambres encore disponibles dans l'affectation spécifiée seront libérées.

20. Coûts / délais pour les chambres d'hôtel, garanties et facturation
20.1. Selon la taille de la réservation, un acompte ou une garantie signée pour la carte de crédit sera exigée de la part de l'organisateur.
20.2. Si un acompte est requis, 80% du montant total (chambres d'hôtel et tous les petits déjeuners réservés à l'avance) doivent être réglés dans les délais indiqués dans la confirmation.
20.3. Sauf accord contraire, la facture finale sera envoyée à l'adresse de l'organisateur après le départ des participants.
20.4. Si l'organisateur est domicilié à l'étranger, BAUR AU LAC se réserve le droit de prélever le montant dû sur la carte de crédit précédemment fournie. Toute différence de taux de change ou frais bancaires sera facturé à l'organisateur.

21. Frais d'annulation pour les chambres d'hôtel
21.1. Les annulations individuelles (jusqu'à 3 chambres) doivent parvenir au BAUR AU LAC max. 48 heures avant le jour d'arrivée.
21.2. L'annulation de la réservation entière doit parvenir au BAUR AU LAC comme suit:

  • jusqu'à 13 chambres: 2 semaines avant l'arrivée
  • jusqu'à 25 chambres: 3 semaines avant l'arrivée
  • à partir de 26 chambres : 6 semaines avant l'arrivée

21.3. Le BAUR AU LAC se réserve le droit de modifier les modalités d'annulation, selon la taille de la réservation. Le cas échéant, cela sera précisé dans la confirmation.
21.4. Dans le cas d'une annulation parvenant au BAUR AU LAC après expiration des délais indiqués ci-dessus, les frais d'annulation seront à la charge de l'organisateur comme suit:

  • Annulation dans la première moitié de la période expirée: 50% du montant total (nuitées et petits déjeuners réservés à l'avance)
  • Annulation dans la seconde moitié de la période expirée: 100% du montant total (nuitées et petits déjeuners réservés à l'avance)
  • Annulation de chambres individuelles dans les 48 heures: tarif chambre pour une nuit.

21.5. Les pertes financières résultant des changements dans la réservation principale seront facturées.
21.6. Toutes les annulations doivent être faites par écrit.
21.7. Si les chambres d'hôtel annulées peuvent être louées à d'autres clients, aucun frais d'annulation ne sera facturé. Cela exclut tous les services déjà fournis par BAUR AU LAC, qui seront à la charge de l'organisateur.

22. Juridiction compétente

La juridiction compétente est Zurich.
Zurich, janvier 2013